Datenschutzkonforme Archivierung im Handwerk nach DSGVO

29.04.2024

Die Archivierung von Daten erfolgt in deinem Fachbetrieb datenschutzkonform. Insbesondere in Bezug auf die DSGVO und der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.

In deinem Fachbetrieb fallen täglich persönliche Daten an - von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern. Du bist gesetzlich verpflichtet, solche Informationen und Dokumente datenschutzkonform zu verarbeiten und zu archivieren. Inklusive des Schutzes vor unbefugtem Zugriff, Manipulation und Verlust. Mit den passenden Maßnahmen und Tools agierst du datenschutzkonform. Du sparst Zeit und kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

DSGVO - das Maß aller Dinge im Datenschutz

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt, wie dein Fachbetrieb personenbezogene Daten verarbeiten, speichern und archivieren darf. Du gewährleistest gegenüber deinen Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten ein hohes Maß an Verantwortung – das schafft Vertrauen und schützt dich vor eventuellen Strafen. Zu den personenbezogenen Daten gehören unter anderem Adressdaten, Namen, Geburtstag, Bankdaten, Versicherungsnummern oder IP-Adresse. Auf einzelne Personen- und Zielgruppen fallen datenschutzrelevante Informationen in diesen Bereichen an:

• Kundendaten: Angebote, Verträge, Rechnungen, Korrespondenz, Bestellungen und alle weiteren Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten.
• Mitarbeiterdaten: Personalakten, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsdaten, Arbeitsverträge, Weiterbildungsnachweise, Betriebsvereinbarungen und andere relevante Unterlagen.
• Lieferantendaten: Verträge, Bestellungen, Rechnungen und jegliche Kommunikation, die persönliche Informationen beinhalten.
• Unternehmensdaten: Geschäftsbriefe, Jahresabschlüsse, Steuerunterlagen und andere rechtlich relevante Dokumente.
• Aufzeichnungen über Geschäftsvorfälle: Buchhaltungsbelege, Kassenbücher, Bankbelege und ähnliche Dokumente, die für Transparenz in Finanzfragen sorgen.
   

Daten DSGVO-konform verarbeiten, speichern, archivieren und löschen

Die datenschutzkonforme Archivierung bedeutet nicht nur die sichere Aufbewahrung dieser Daten, sondern auch deren Schutz in Bezug auf Dritte. Du bewältigst diese Flut an Daten mit der passenden Software. In Seminaren schulst du deine Mitarbeiter beim Thema Datenschutz, DSGVO und im Umgang mit sensiblen Kundendaten. Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen spielt ebenfalls eine wichtige Rolle:

• Finanzdokumente (inklusive Rechnungen): Gemäß Handels- und Steuerrecht bewahrst du entsprechende Unterlagen meistens mindestens 10 Jahre auf.
• Personalakten: Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen behältst du 10 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
• Geschäftspartner: Wichtige Geschäftsbriefe, Verträge und anderweitige geschäftliche Nachweise haben eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 6 Jahren.
   

DSVGO und Cyberkriminalität – Sicherheit auch von außen meistern

Du nutzt aktuelle Sicherheitsstandards für die Archivierung deiner Kunden- und Geschäftsdaten. So schützt du dich vor Cyberangriffen von außen. Regelmäßige Backups, Verschlüsselungen und Zugriffsbeschränkungen werden schnell Teil deiner Datenschutzroutine. Im Falle einer Cyberattacke reagierst du schnell und vorbereitet. Das schafft Vertrauen und stärkt die Kundenbindung.