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[Anzeige] Wie ich mir die Büroarbeit nachhaltig vereinfache und mehr Zeit gewinne fürs Wesentliche!

14.05.2024

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…. ist sicherlich auch eine Frage der richtigen Software, unserer Erfahrung aber vielmehr eine Frage der richtigen organisatorischen Herangehensweise! 

Als Ergebnis unserer mittlerweile 20-jährigen Erfahrung im Bereich Digitalisierung von kaufmännischen Abläufen empfehlen wir folgende Vorgehensweise: 

1. Feststellen, wo ich aktuell stehe 

  • Welche kaufmännischen Abläufe habe ich? 
  • Welcher Mitarbeiter macht bei uns aktuell was – ist das noch sinnvoll? 
  • Welche Software habe ich im Einsatz, inwieweit nutze ich diese? 
  • Sind externe Personen am Prozess beteiligt (Buchhaltung, Steuerberater) 
  • Wie kann ich meine Abläufe optimieren? 

2. Darstellung der Möglichkeiten aus der Praxis 

  • Frage: Will ich das überhaupt? 
     

3. Ziel definieren und Vorgehensweise festlegen 

  • Welche Bereiche sollen digitalisiert werden 
  • Welche Personen sind beteiligt 
  • In welchem Zeitfenster sollen die Bereiche digitalisiert werden? 
  • Welche Softwarelösungen können eingesetzt werden insbesondere hinsichtlich 
  • Benutzerfreundlichkeit 
    • Datensicherheit+Datenschutz 
    • GoBD-konformität 
    • Datenhoheit (wem gehören meine Daten?) 
    • Zukunftsfähigkeit u.a. „E-Rechnung“ 
    • Kosten/Nutzen
       

4. Umsetzung 

  • Realisierung in kleinen, gut verdaulichen Schritten 

5. Zielkontrolle der Realisierung und Umsetzung 

Konkret: Welche kaufmännischen Prozesse können digitalisiert werden? 

  • Rechnungserstellung (elektronische Rechnungen) 
  • Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen 
  • Mahnwesen 
  • Rechnungseingangserfassung, -kontrolle, -freigabe und -zahlung 
  • Belegarchivierung 
  • Buchhaltung (intern oder extern) 
  • Dokumentenarchivierung 
  • Zeiterfassung 
  • Urlaubsplanung 
  • Projektplanung und Kontrolle 
  • Interne Kommunikation 
     

Was bringt mir die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse? 

• Zeitersparnis (Automatisierung von Abläufen, Vermeidung von Doppelbearbeitung, Suchzeiten) 

• Kostenersparnis (Buchhaltung, Personal, Porto, …. 

• Besserer Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten 

• Flexibleres Arbeiten (orts- und zeitunabhängig) 

• Zukunftsfähigkeit (E-Rechnung, GoBD usw) 

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit 

• Höhere Kundenzufriedenheit 

• Option Teilbereich der kaufmännischen Prozesse auszulagern 

Gerne zeigen wir Dir, welche Möglichkeiten es für Dich und Dein Unternehmen gibt, und beantworten konkret Fragen von Eurer Seite. 

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