Wie ich mir die Büroarbeit nachhaltig vereinfache und mehr Zeit gewinne fürs Wesentliche!

14.05.2024

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…. ist sicherlich auch eine Frage der richtigen Software, unserer Erfahrung aber vielmehr eine Frage der richtigen organisatorischen Herangehensweise! 

Als Ergebnis unserer mittlerweile 20-jährigen Erfahrung im Bereich Digitalisierung von kaufmännischen Abläufen empfehlen wir folgende Vorgehensweise: 

1. Feststellen, wo ich aktuell stehe 

• Welche kaufmännischen Abläufe habe ich? 
• Welcher Mitarbeiter macht bei uns aktuell was – ist das noch sinnvoll? 
• Welche Software habe ich im Einsatz, inwieweit nutze ich diese? 
• Sind externe Personen am Prozess beteiligt (Buchhaltung, Steuerberater) 
• Wie kann ich meine Abläufe optimieren? 

2. Darstellung der Möglichkeiten aus der Praxis 

• Frage: Will ich das überhaupt? 
   

3. Ziel definieren und Vorgehensweise festlegen 

• Welche Bereiche sollen digitalisiert werden 
• Welche Personen sind beteiligt 
• In welchem Zeitfenster sollen die Bereiche digitalisiert werden? 
• Welche Softwarelösungen können eingesetzt werden insbesondere hinsichtlich 
• Benutzerfreundlichkeit 
  • Datensicherheit+Datenschutz 
  • GoBD-konformität 
  • Datenhoheit (wem gehören meine Daten?) 
  • Zukunftsfähigkeit u.a. „E-Rechnung“ 
  • Kosten/Nutzen
     

4. Umsetzung 

• Realisierung in kleinen, gut verdaulichen Schritten 

5. Zielkontrolle der Realisierung und Umsetzung 

Konkret: Welche kaufmännischen Prozesse können digitalisiert werden? 

• Rechnungserstellung (elektronische Rechnungen) 
• Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen 
• Mahnwesen 
• Rechnungseingangserfassung, -kontrolle, -freigabe und -zahlung 
• Belegarchivierung 
• Buchhaltung (intern oder extern) 
• Dokumentenarchivierung 
• Zeiterfassung 
• Urlaubsplanung 
• Projektplanung und Kontrolle 
• Interne Kommunikation 
   

Was bringt mir die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse? 

• Zeitersparnis (Automatisierung von Abläufen, Vermeidung von Doppelbearbeitung, Suchzeiten) 

• Kostenersparnis (Buchhaltung, Personal, Porto, …. 

• Besserer Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten 

• Flexibleres Arbeiten (orts- und zeitunabhängig) 

• Zukunftsfähigkeit (E-Rechnung, GoBD usw) 

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit 

• Höhere Kundenzufriedenheit 

• Option Teilbereich der kaufmännischen Prozesse auszulagern 

Gerne zeigen wir Dir, welche Möglichkeiten es für Dich und Dein Unternehmen gibt, und beantworten konkret Fragen von Eurer Seite. 

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