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Ende der Zettelwirtschaft: Das papierlose Büro

20.02.2023

Wenn der Anfang einmal gemacht ist, sparen Handwerksbetriebe mit digitalen Arbeitsabläufen jede Menge Zeit und Geld.

Wenn der Anfang einmal gemacht ist, sparen Handwerksbetriebe mit digitalen Arbeitsabläufen jede Menge Zeit und Geld.

In welchem Aktenordner ist die Auftragsbestätigung abgeheftet? Wo ist der vom Kunden unterschriebene Stundenzettel gelandet? Und wann hat die letzte Wartung stattgefunden? Solche und ähnliche Fragen gehören in vielen Handwerksbetrieben zum Alltag. Und selbst, wenn dein Büro bestens organisiert ist, kann es – gerade bei älteren Dokumenten – manchmal eine Weile dauern, bis die nötigen Unterlagen gefunden sind. Hinzu kommt, dass du im Laufe der Jahre reichlich Platz benötigst, wenn du alle Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen ausdruckst und in Aktenordnern abheftest. Von den Fehlern, die dabei immer mal wieder passieren können, wollen wir hier gar nicht sprechen.

Mit dem papierlosen Büro lassen sich viele dieser Probleme vermeiden oder zumindest reduzieren. Es ist für dich und dein Team zwar eine Umstellung und am Anfang auch mit mehr Aufwand verbunden, doch, wenn es einmal läuft, bringt die Digitalisierung in der Verwaltung deines Betriebs reichlich Vorteile. Im Idealfall hast du die benötigten Infos schnell und übersichtlich auf deinem Bildschirm – und zwar egal, ob du im Büro, auf der Baustelle oder zu Hause bist. Außerdem sinkt das Fehlerrisiko und du reduzierst deinen Papierverbrauch. Inzwischen lassen sich nahezu alle Abläufe in der Verwaltung eines Handwerksbetriebs digital abwickeln. Hier einige Beispiele für das papierlose Büro:

Auftragsverwaltung: Vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis zur Rechnung – mit der passenden Software kannst du den kompletten Auftrag digital verwalten. Bei vielen Programmen lassen sich auch Dokumente wie etwa Lieferscheine oder Notizen zu Telefonaten mit dem Kunden abspeichern. So geht garantiert nichts verloren.

Finanzbuchhaltung: Eng mit der Verwaltung deiner Aufträge verbunden ist die Finanzbuchhaltung. Mit der passenden Schnittstelle wird der Zahlungseingang automatisch überwacht. Zugleich kannst du Gehälter oder Rechnungen für Material und Werkzeug direkt aus dem Programm heraus überweisen. Das spart nicht nur Zeit, du hast auch stets einen vollständigen Überblick über deine Finanzen.

Kommunikation zwischen Baustelle und Büro: Per Tablet oder Smartphone kann dein Team von der Baustelle aus auf die Bürosoftware zugreifen. Der Auftrag, das benötigte Material und die Adresse des Kunden sind sofort verfügbar. Wenn sich kurzfristig etwas ändert, sind deine Mitarbeiter vor Ort sofort auf dem neusten Stand. Und ist der Auftrag erledigt, können sie sich vom Kunden die getane Arbeit sofort auf dem Display quittieren lassen.

Mitarbeiterplanung: Damit du nicht den Überblick über dein Team verlierst, hilft dir ein Programm zur Mitarbeiterplanung. Den Einsatzplan für den nächsten Tag kannst du am Abend vorher direkt auf das Smartphone deiner Mitarbeiter schicken. Und, wenn kurzfristig jemand krank wird oder ein Auftrag länger dauert, kannst du mit wenigen Klicks umplanen.

Fuhrparkverwaltung: Welcher Wagen ist gerade wo im Einsatz? Welches Werkzeug und welches Material sind mit an Bord? Und wann steht der nächste Termin beim TÜV an? Mit der richtigen Software kannst du all das zentral verwalten. Und das alte Fahrtenbuch aus Papier für die Steuererklärung sparst du dir so natürlich auch.

Das papierlose Büro bringt viele Vorteile, die Umstellung ist jedoch mit etwas Aufwand verbunden. Am Anfang gilt es die richtige Software zu finden. Dabei kann es hilfreich sein, wenn die Programme für verschiedene Anwendungsmöglichkeiten miteinander kompatibel sind. Auch die Anschaffungskosten sowie möglicherweise laufende Kosten sollten bei der Wahl eine Rolle spielen. Hast du das passende Programm gefunden, geht es darum, bestehende Dokumente zu digitalisieren, zum Beispiel die Daten deiner Kunden, den Bestand in deinem Lager oder Angaben zu deinen Fahrzeugen. Damit das papierlose Büro wirklich zum Gewinn für deinen Betrieb wird, ist es hilfreich, dein Team möglichst früh mit ins Boot zu holen. Es ist nicht ungewöhnlich, wenn deine Mitarbeiter zunächst skeptisch sind. Mit ausreichend Zeit zur Einarbeitung und der richtigen Schulung werden sie aber schon bald die Vorteile des papierlosen Büros schätzen lernen.

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